Manajemen proyek merupakan salah satu komponen penting untuk mencapai kesuksesan dalam bisnis. Hal ini merupakan usaha agar sasaran strategis dapat tercapai dengan efisien dan efektif. Untuk itu, dibutuhkan seorang project manager yang cakap dan efektif dalam meng-handle sebuah proyek.

Sebagai seorang project manager, setiap proyek yang Anda tangani kemungkinan besar memiliki waktu, tujuan, dan anggaran yang berbeda. Terdapat empat unsur yang harus dipahami dan direalisasikan jika project manager ingin berhasil dalam melaksanakan proyek, yaitu meliputi:

1. Scope

   Scope merupakan hal yang seharusnya dilakukan dalam suatu proyek, serta anggaran waktu dan uang yang telah diciptakan untuk mencapai tujuan ini. Setiap perubahan pada ruang lingkup proyek, harus memiliki perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu, sumber daya, atau ketiganya.

2. Sumber daya

   Seorang project manager yang sukses harus secara efektif mengelola sumber daya manusia, ia harus memastikan bahwa karyawannya memiliki keterampilan dan memantau apakah proyek yang dikerjakan dapat selesai sesuai batas waktu yang telah ditentukan. Project manager juga harus membeli dan mengatur peralatan serta penggunaan material sehingga tim dapat beroperasi secara efisien. Selain itu, software pengelola proyek akan sangat membantu pemantauan dan pengukuran keberhasilan proyek.

3. Waktu

   Seorang project manager haruslah bisa mengatur waktu yang dibutuhkan proyek secara keseluruhan. Buat jadwal proyek dengan menuliskan daftar semua tugas yang harus diselesaikan. Berikan durasi untuk setiap tugas karena akan ada tugas yang harus dilakukan secara berurutan bahkan bersamaan dan buat panduan terhadap sumber daya manusia terkait agar semua tugas dapat berjalan sesuai rencana. Gunakan gadget Anda sebaik mungkin untuk menyederhanakan tugas dan mengelola jadwal proyek.

4. Uang

   Memiliki pemahaman yang kuat serta dapat mengelola anggaran awal, kemungkinan yang akan terjadi serta laba secara bijak merupakan tugas dari project manager. Setiap tugas memiliki biaya, baik itu biaya sumber daya manusia, maupun peralatan yang dibutuhkan. Dalam membuat anggaran proyek, Anda harus berjaga-jaga terhadap setiap kemungkinan yang terjadi. Laba merupakan uang yang ingin diperoleh perusahaan dari proyek tersebut.

Suatu hal tidak akan berhasil hanya dalam sekali percobaan, tetapi Anda membutuhkan banyak latihan. Jika Anda ingin meningkatkan keterampilan dalam mengatur sebuah proyek, maka coba lakukan dialog dengan project manager yang telah sukses, banyak membaca referensi, serta mengelola 4 unsur tersebut dengan bijaksana agar proyek yang sedang Anda jalankan dapat berjalan sesuai tujuan.

Sebagian besar kehidupan profesional kita dihabiskan dalam meeting, seperti meeting dengan klien atau calon klien hingga meeting koordinasi dengan tim dalam organisasi. Hasil dari pembahasan dalam meeting inilah yang akan mendukung proses berjalannya bisnis organisasi setelahnya. Karena tujuan inilah, sebuah meeting harus berlangsung dengan komunikatif dan efektif untuk hasil kerja yang lebih baik lagi ke depannya. Berikut adalah beberapa hal penting yang dapat dilakukan untuk me-manage serta memastikan bahwa meeting berjalan dengan efektif:

1. Kemukakan tujuan serta agenda meeting dengan jelas

   Agar meeting dapat berjalan dengan efektif, maka topik pembahasannya harus tepat dan sesuai dengan permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah tujuan serta agenda yang tepat untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam organisasi. Dalam hal ini, seorang pemimpin harus dapat menyatakan agenda pembahasan meeting dengan singkat, padat, dan jelas seperti “Pertemuan kali ini adalah untuk membahas strategi marketing” atau “Dalam pertemuan ini, kita akan mengevaluasi produksi kita dalam satu bulan terakhir.”

2. Mulailah dengan tepat waktu

   Jangan sampai kemajuan Anda dan organisasi terhambat karena kebiasaan tidak hadir tepat waktu. Untuk menghentikan kebiasaan ini, beberapa perusahaan bahkan menerapkan kebijakan di mana peserta yang terlambat hadir tidak diperbolehkan untuk berpartisipasi dalam meeting sama sekali. Kebijakan ini mungkin terlihat kejam, namun hal ini dapat mengintimidasi orang-orang dengan kebiasaan buruk ini untuk membentuk suatu kebiasaan atau budaya kerja yang lebih efektif.

3. Pastikan topik pembahasan sesuai dengan agenda meeting

   Sering kali, pembicaraan dalam meeting berjalan terlalu luas hingga akhirnya melenceng dari tujuan atau agenda yang telah ditetapkan. Salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah dengan mendelegasikan seorang dari tim Anda sebagai moderator untuk memastikan bahwa pembahasan meeting sesuai dengan agenda yang ditetapkan. Selain itu, Anda juga dapat mengatur topik pembahasan dengan menetapkan timeline waktu serta durasi untuk setiap topik pembahasan dalam meeting.

    

4. Membuat dan menyebarkan notulen kepada peserta meeting

   Saat semuanya telah diputuskan dan disetujui dalam meeting, maka inilah saatnya bagi Anda dan tim untuk make things happen. Penting bagi Anda untuk membuat sebuah notulen meeting yang rinci dan efektif agar ide-ide yang dihasilkan dalam meeting tidak terbuang sia-sia karena pekerjaan tim yang tidak optimal. Berikut adalah beberapa detail yang perlu dicantumkan untuk menghasilkan sebuah notulen meeting yang efektif:

   • Waktu dan lokasi meeting
   • Agenda atau tujuan meeting
   • Nama-nama peserta yang hadir beserta posisinya dalam organisasi
   • Rincian poin-poin pembahasan dalam meeting beserta keputusan yang ditetapkan sebagai solusinya
   • Target tanggal tercapainya solusi-solusi yang telah ditetapkan beserta nama orang-orang yang bertanggung jawab atas tercapainya hal tersebut
   • Jadwal meeting selanjutnya (bila diperlukan)

Kesimpulannya, sangat penting bagi organisasi untuk tidak membuang-buang waktu dengan mengadakan sesi meeting yang tidak efektif. Dengan mengadakan meeting yang efektif dan produktif, maka organisasi dapat menemukan masalah-masalah yang terjadi di dalamnya untuk kemudian menemukan solusinya dan memiliki sistem produksi yang lebih optimal.

Banyak hal dalam hidup tidak berjalan sesuai rencana, baik dalam konteks bisnis maupun konteks personal. Demikian pula hal yang terjadi dalam kehidupan seorang pemimpin. Banyak hal telah diputuskan dan diproyeksikan untuk kelangsungan serta kemajuan organisasi, tetapi nyatanya masih saja ada beberapa hal yang akhirnya tidak tercapai.

Performa tim yang tidak efektif dapat menjadi penyebab tidak adanya pencapaian visi dan misi organisasi. Namun, sebelum menyalahkan tim atas kegagalan organisasi, cobalah untuk melihat ke dalam diri Anda sendiri terlebih dahulu sebagai pemimpin. Berikut adalah beberapa hal yang mengindikasikan bahwa Anda harus memperbaiki pendekatan kepemimpinan Anda:

1. Hasil yang selalu tidak memenuhi ekspektasi

   Dalam bisnis, tolok ukur yang mutakhir bagi keberhasilan perusahaan adalah kualitas hasil produksi. Jika Anda mendapati hasil dari tim Anda yang sering atau bahkan selalu tidak memenuhi target yang ditetapkan, maka inilah waktu bagi Anda untuk mengevaluasi permasalahan yang ada dan menemukan solusi yang tepat.
   Perhatikan beberapa hal di bawah ini untuk memperbaiki masalah yang terjadi:

   • Jangan buru-buru dalam mengambil keputusan untuk menghindari munculnya masalah baru.
   • Hindari menyalahkan hal-hal yang berada di luar kendali/kontrol Anda, seperti munculnya produk baru dari kompetitor atau masalah dengan supplier. Mulailah dengan melihat ke dalam diri Anda sendiri terlebih dahulu untuk menemukan masalah dan solusinya.
   • Ingatlah bahwa Anda adalah pemimpin. Bila tim Anda berhasil, hal itu terjadi karena mereka melakukan pekerjaan mereka. Bila mereka gagal, maka ini adalah kesalahan Anda sebagai seorang pemimpin.

2. Jarang atau bahkan tidak pernah ada ide baru yang muncul

   Pemimpin organisasi adalah orang yang menetapkan serta memastikan berjalannya working environment yang produktif. Bila tim Anda tidak aktif dalam memberikan ide baru untuk perkembangan organisasi, maka inilah waktu yang tepat untuk memperbaiki kepemimpinan Anda.
   Berikut beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mendorong munculnya ide baru:

   • Daripada memberi perintah atau arahan kepada tim untuk melakukan sesuatu, cobalah menanyakan mengenai ide-ide seperti apa yang dapat mereka kembangkan dalam suatu proyek.
   • Katakan dan tunjukkan kepada tim bahwa Anda terbuka dengan munculnya ide dan inisiatif baru. Dengan ini, maka tim Anda akan lebih berani untuk bereksperimen dan menghasilkan ide-ide baru untuk organisasi.
   • Jangan langsung memarahi atau menegur tim Anda bila mereka melakukan kesalahan. Sebaliknya, berikan pengertian bahwa kegagalan adalah kesempatan untuk belajar dan mencoba dengan lebih baik lagi.

3. Tim yang tidak dapat bekerja sama

   Merasa bahwa tim yang Anda pimpin tidak menghargai Anda? Bisa saja masalahnya berasal dari diri Anda sendiri. Coba perhatikan beberapa hal di bawah ini dan tanyakan pada diri Anda untuk menemukan solusinya:

   • Apakah Anda memberikan kesan bahwa tim harus bekerja keras untuk mendapatkan kepercayaan Anda? Bisa jadi inilah penyebab mengapa Anda dan tim tidak dapat bekerja sama dengan baik.
   • Untuk memperkuat chemistry sebagai tim, tunjukkan kepada tim bahwa Anda mempercayai mereka. Dengan mengetahui bahwa Anda mempercayai mereka, maka tim akan berusaha dengan lebih giat lagi untuk tidak mengecewakan Anda.

4. Tim yang hanya menjalani rutinitas tanpa bekerja dengan sepenuh hati

   Meskipun hal ini terjadi, jarang ada pemimpin yang mau mengakui bahwa tim yang dipimpinnya hanya menjalani rutinitas mereka saja. Penting bagi seorang pemimpin untuk menyadari terjadinya hal ini dan menemukan solusi yang tepat untuk kembali mengontrol serta memotivasi tim dalam bekerja.
   Pertimbangkan beberapa hal ini untuk menemukan solusinya:

   • Tim tidak akan semangat bekerja bila mereka tidak merasakan pentingnya peran mereka dalam meraih visi dan misi organisasi.
   • Adakan regular business updates dengan tim untuk memantau progress kerja mereka dan memastikan bahwa mereka memahami peran mereka dalam organisasi.
   • Berikan apreasiasi dan (bila perlu) penghargaan kepada anggota tim yang berhasil dalam proyek organisasi mereka untuk semakin menumbuhkan semangat dalam bekerja.

Pada akhirnya, sebagai pemimpin, Anda memiliki wewenang untuk memantau dan mengontrol terjadinya teamwork yang produktif, inovasi, dan solusi problem-solving yang efektif. Meskipun performa tim yang tidak maksimal sangat mengganggu, cobalah terlebih dahulu untuk melihat ke dalam diri Anda sendiri. Apakah Anda telah melakukan hal-hal yang mencerminkan kepemimpinan efektif dalam organisasi Anda? Dapatkah Anda menjadi teladan bagi tim untuk bekerja dengan produktif? Lakukan beberapa perubahan signifikan dalam kepemimpinan Anda setelah merenungkan hal-hal tersebut, maka hasil produksi tim Anda pun akan semakin membaik pula.

 

Merupakan sebuah fakta dalam bisnis bahwa semua orang membutuhkan orang lain dalam perusahaan untuk membuat dirinya sukses dan berkembang. Orang lain yang dimaksud dalam konteks ini bukan lain lagi adalah atasan langsung. Penting bagi semua orang untuk “memenangkan hati” dan membuat diri tampak lebih berharga di hadapan atasan langsung mereka untuk menunjang karier mereka dalam perusahaan. Berikut adalah cara-cara efektif yang dapat Anda lakukan untuk mencapai pandangan tersebut:

1. Berusaha untuk memahami dan mendukung tujuannya
   Tanda kepedulian dan komitmen karyawan kepada atasannya adalah memahami dan mendukung tujuan sang atasan. Namun, tidak semua atasan akan terus terang mengatakan keinginan mereka kepada bawahannya. Maka dari itu, sering kali Anda harus menemukan sendiri tujuan atasan Anda. Dengan mengetahui dan bekerja untuk membantu atasan mencapai tujuan tersebut, maka atasan akan semakin mengapresiasi kehadiran dan pekerjaan Anda.

2. Temukan cara berkomunikasi yang tepat dengan atasan
   Setiap atasan memiliki preferensi yang berbeda mengenai cara berkomunikasi. Beberapa atasan memilih komunikasi secara detail diikuti dengan pemberian update yang rutin, sedangkan lainnya tidak begitu detail dengan komunikasi. Jangan segan untuk bertanya mengenai jenis dan frekuensi detail seperti apa yang diharapkan oleh atasan kepada Anda.

3. Berikan rencana dan rekomendasi kepada atasan
   Perkataan yang merusak kredibilitas Anda di hadapan atasan adalah “Apa yang sebaiknya saya lakukan?” Hindari mengatakan hal tersebut kepada atasan Anda. Sebaliknya, masuklah ke dalam ruangan atasan Anda dengan berbagai rencana dan rekomendasi. Selalu siapkan juga diri Anda untuk mendukung alasan di balik rencana dan rekomendasi tersebut di hadapan atasan Anda untuk mendapatkan kepercayaannya.

4. Tunjukkan hasil kerja Anda tanpa bersikap sombong
   Seorang pekerja profesional memahami cara yang tepat untuk menunjukkan hasil kerja mereka tanpa menyombongkan diri. Selalu tunjukkan hasil kerja Anda dengan rendah hati, karena kerendahan hati dapat membantu membangun kredibilitas kerja Anda di hadapan orang lain. Jangan lupa juga untuk menyebutkan siapa saja yang membantu Anda mencapai hasil kerja Anda yang baik tersebut.

5. Kembangkan reputasi Anda sebagai seorang pemimpin
   Pandangan terbaik yang dapat dimiliki atasan kepada bawahannya adalah kemampuan untuk memimpin dan mengembangkan talenta koleganya. Kembangkan reputasi Anda sebagai seorang pemimpin di hadapan atasan Anda untuk meningkatkan kemungkinan promosi dan kenaikan jabatan.

Pada akhirnya, atasan langsung adalah sosok yang akan membantu mengembangkan karier dan kesuksesan Anda dalam perusahaan. Bangunlah hubungan profesional dan personal yang baik dengan atasan Anda melalui hasil pekerjaan Anda dan memberikan feedback yang baik kepada atasan Anda. Dengan melakukan hal-hal tersebut, maka kredibilitas Anda pun akan tampak lebih berharga di hadapan atasan sehingga meningkatkan kemungkinan promosi Anda dalam perusahaan.

Selama beberapa tahun terakhir ini, banyak perusahaan besar di Indonesia lebih memilih untuk mencangkok para eksekutif mudanya dari luar perusahaan karena adanya anggapan bahwa talent internal suka berpindah-pindah perusahaan untuk mendapatkan jabatan yang lebih tinggi atau memilih untuk memulai bisnis mereka sendiri.

Mendatangkan pemimpin baru dari luar memang dapat membawa benefit tersendiri, yaitu ketika perusahaan mengalami masalah yang besar dan membutuhkan solusi dan persepsi orang luar, atau ketika perusahaan besar melakukan merger dengan perusahaan besar lainnya. Namun, pemimpin baru dari luar tidak selalu menjamin dapat memberikan kontribusi dan loyalitas yang sepadan. Selain itu, pemimpin dari luar juga belum tentu cocok dengan budaya perusahaan sehingga dapat menyebabkan konflik daripada sinergi.

Keuntungan membentuk pemimpin dari dalam

Selain lebih murah dibandingkan merekrut pemimpin dari luar, pengalaman manajemen menunjukkan bahwa pemimpin dari dalam lebih memahami budaya serta visi dan misi perusahaan. Pemimpin dari dalam memperbesar peluang untuk melestarikan dan memperkokoh budaya perusahaan. Selain itu, pemimpin dari dalam juga cenderung lebih loyal dan tidak perhitungan terhadap perusahaan. Berbagai perusahaan besar di Cina, Jepang, dan Korea Selatan juga lebih memilih untuk membangun pemimpin dari dalam dan hal ini pun dibuktikan oleh kesuksesan perusahaan-perusahaan tersebut hingga saat ini.

Perlu ada serangkaian pelatihan khusus untuk membentuk pemimpin dari dalam

Perlu diadakan serangkaian pelatihan khusus untuk membentuk pemimpin dari dalam yang berkualitas. FIF Group adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang menyadari pentingnya kemampuan perusahaan membangun sosok pemimpin dari dalam. Dalam membangun sosok calon pemimpinnya, FIF Group memberikan 4 pelatihan khusus, yaitu Employee Orientation Program, Development Program, Update Training, dan General Leadership Program.

FIF Group menetapkan 3 karakter yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin, yaitu Caring, Competent, dan Inspiring. Karakter Caring dibentuk melalui sesi coaching pemimpin terhadap bawahan, Competent dengan menjadikan pemimpin sebagai coach dalam berbagai pelatihan, dan Inspiring dengan mengadakan Inspiring Leader Award.

Apakah yang menarik dari pembentukan pemimpin dalam FIF Group?

Bukannya merahasiakan apabila seorang karyawan termasuk dalam kandidat pemimpin berbakat seperti perusahaan lain, FIF Group justru menginformasikan kepada para kandidat dan memasukkan mereka ke dalam sebuah komunitas khusus.

Berbagai perlakuan khusus juga diberikan kepada para kandidat pemimpin berbakat, seperti memberikan hadiah ulang tahun dan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan para karyawan lain dalam posisi yang relatif sama. Selain itu, para kandidat juga mendapatkan sesi makan siang dan dialog langsung dengan sang CEO perusahaan. Dengan mengadakan serangkaian program ini, mayoritas kandidat promosi berasal dari karyawan internal perusahaan, dengan jumlah mencapai 99,62%.

Leadership Development pada akhirnya menjadi sebuah strategi yang penting bagi perusahaan karena menggunakan employee life cycle model untuk membuat jalur suksesi kepemimpinan yang nantinya melanjutkan jabatan kritis di perusahaan. Leadership Development dapat digunakan sebagai komponen kunci strategi bisnis yang efektif di dalam kondisi ekonomi saat ini untuk mendapatkan orang-orang hebat dalam menjalankan organisasi hebat.