WEEKLY CHECK-IN: ALAT MERAIH OKR

Menjadi sebuah Agile Organization (AO) sudah menjadi tuntutan bagi perusahaan mengingat betapa cepatnya lingkungan eksternal, terutama teknologi berkembang. AO adalah organisasi atau perusahaan yang memiliki kemampuan untuk memberikan respon dan beradaptasi dengan cepat terhadap keadaan yang berubah. Dengan menjadi AO, perusahaan dapat menggabungkan kecepatan dan stabilitas dalam bekerja. Dalam artikel sebelumnya, telah dibahas bagaimana OKR dapat membantu organisasi menjadi AO. Salah satu sarana dalam OKR yang membantu perusahaan menjadi AO adalah Weekly Check-In.

Weekly Check-In adalah pertemuan singkat dengan durasi tidak lebih dari 20 menit untuk mendiskusikan progres pencapaian OKR. Weekly Check-In memiliki peran yang penting dalam meraih OKR. Melalui Weekly Check-In, karyawan akan diingatkan untuk tetap fokus dalam mencapai Key Result dengan mendiskusikan hasil, memeriksa progres, dan merencanakan ide apa yang dapat diimplementasi di minggu selanjutnya. Tidak hanya meninjau hasil dan progres saja, Weekly Check-In juga akan meningkatkan transparansi dan memastikan keselarasan agar seluruh tim memiliki persepsi yang sama dalam mencapai OKR. Selain itu, melalui pertemuan mingguan ini, tim juga dapat mengidentifikasi halangan dengan cepat sehingga dapat segera terselesaikan.

Melihat pentingnya Weekly Check-In dalam meraih OKR, maka perlu ada upaya sistematis agar pertemuan ini dapat berjalan dengan efektif. Adapun beberapa tips di bawah ini dapat dipertimbangkan untuk mengadakan Weekly Check-In yang lebih efisien:

  • Pertemuan harus singkat dan fokus. Durasi Weekly Check-In seharusnya tidak lebih dari 20 menit.
  • Tidak melibatkan banyak orang. Cukup melibatkan orang-orang kunci yang bertanggung jawab atas OKR yang akan dibahas.
  • Membuat agenda mengenai hal yang akan dibahas. Agenda dapat berisi informasi:
    • Progres OKR: informasi mengenai perbandingan hasil minggu ini dengan minggu lalu.
    • Confidence Level: informasi mengenai seberapa besar keyakinan kita dalam mencapai setiap Key Result yang ada.
    • Halangan: berisi hal-hal yang memperlambat tim dalam mencapai Key Result.
    • Inisiatif: berisi inisiatif yang akan dilakukan untuk meningkatkan hasil yang sudah ada.
  • Fokus untuk meningkatkan (improving), bukan mencari alasan (giving excuse) ketika ada progres OKR yang tidak sesuai.
  • Tidak menilai OKR (no scoring). Penilaian OKR akan dilakukan dalam rapat akhir kuartal.
  • Menggunakan teknologi supaya rapat berjalan lebih efektif.

Meninjau OKR melalui Weekly Check-In adalah proses yang penting dalam mencapai Objective dan Key Result yang ada. Untuk melakukannya, mungkin karyawan dan manajer harus berkomitmen, juga mengorbankan waktu, tenaga, dan pikiran; namun usaha tersebut akan membuahkan hasil ketika seluruh perusahaan berjalan ke arah yang sama untuk mencapai tujuan bersama.

 

Sumber:
https://weekdone.com/resourpces/the-okr-weekly-check-in
https://felipecastro.com/en/okr/tracking-okr-results/
https://www.whatmatters.com/faqs/weekly-okr-grading-check-in/
https://okrs-at-the-center.com/6-steps-okr-check-in/
https://www.perdoo.com/resources/bart-den-haak-explains-how-to-run-a-successful-okr-check-in/

OKR: JALUR BEBAS DARI MICROMANAGING

Salah satu faktor utama yang berkontribusi pada buruknya kesehatan mental karyawan adalah kontrol pekerjaan (job control). Penelitian yang dilakukan oleh McKinsey tahun 2018 menyatakan bahwa kontrol kerja yang tinggi memiliki efek buruk terhadap kesehatan fisik dan bahkan dapat membebani kesehatan mental karyawan. Terlalu mengontrol pekerjaan hingga mengambil kebebasan, bahkan peran karyawan untuk bekerja dan berinovasi adalah micromanaging.

Continue reading

OKR: LANGKAH AWAL MENUJU INOVASI

Perkembangan teknologi yang begitu cepat menuntut perusahaan untuk memiliki kemampuan adaptasi yang efektif agar dapat menyesuaikan diri di lapangan. Perusahaan juga perlu menunjukkan keunikan dirinya melalui berbagai layanan baru yang menarik dan memenuhi kebutuhan pasar. Layanan atau produk unik yang belum pernah ada sebelumnya dapat disebut dengan inovasi. Contoh nyata yang menunjukkan pentingnya inovasi dapat kita temukan melalui cerita Nokia vs Apple. Nokia pernah dinobatkan sebagai World Largest Cellphone Maker, namun ketika App Store diluncurkan di lapangan, orang-orang mulai berpindah ke produk milik Apple. Semenjak itu, Nokia yang pada tahun 2007 memiliki kapitalisasi pasar sebesar 110 miliar euro turun menjadi 14.8 miliar euro di tahun 2012. Sungguh merupakan penurunan yang sangat drastis bagi sebuah World Largest Cellphone Maker! Sampai sekarang, Nokia tetap tidak menunjukkan tanda-tanda adanya inovasi yang akan mengembalikan posisinya dalam pasar teknologi.

Di sisi lain, Apple sekarang menjadi salah satu dari Big Five Companies (bersama dengan Google, Facebook, Microsoft, dan Amazon) dalam perusahaan teknologi yang terus menciptakan inovasi seperti smart TV, smartwatch, dan lain sebagainya. Dari dua perusahaan ini, dapat disimpulkan bahwa kemampuan untuk menciptakan inovasi yang unik dan yang dapat diterima oleh pasar akan membawa perusahaan kepada keunggulan kompetitif. Inovasi yang dihasilkan Apple rupanya tidak lepas dari peran mendiang Steve Jobs yang menggeser struktur organisasi, dari fungsional ke multidivisional dan memberikan kendali penuh pada manajer atau pemimpin unit untuk berinovasi. Struktur tersebut juga memungkinkan eksekutif untuk tetap mengawasi dan menilai kinerja manajer tersebut.

OKR bisa menjadi salah satu strategi untuk mencapai kinerja maksimal dan kemampuan berinovasi. OKR berisi Objective yang bersifat aspirasional, artinya mendorong karyawan untuk keluar dari zona nyaman. Sifat Objective tidak hanya aspirasional, tapi juga agresif. Artinya, Objective benar-benar akan mendorong karyawan untuk mengeluarkan kemampuan terbaiknya untuk mencapai hasil yang maksimal. Objective diciptakan oleh karyawan secara mandiri dan berdasarkan aspirasi pribadi. Inilah yang membuat inovasi menjadi sesuatu yang dapat dicapai.

Jika karyawan ingin keluar dari zona nyaman dan mencapai kemampuan terbaik dalam dirinya, ada tiga tipe Objective yang dapat digunakan dalam merancang OKR:

  • Build: membangun hal baru yang sebelumnya belum pernah ada, contoh:
    • Membangun program komunitas pelanggan baru.
    • Meluncurkan produk baru yang diterima oleh masyarakat.
  • Improve: membuat sesuatu yang sudah ada menjadi lebih baik, contoh:
    • Meningkatkan strategi pemasaran melalui media sosial.
    • Meningkatkan brand awareness perusahaan di tengah-tengah masyarakat.
  • Innovate: menciptakan kembali (reinvent) sesuatu yang sudah ada, contoh:
    • Menciptakan sistem evaluasi program yang lebih scalable.
    • Menciptakan sistem pelaporan keuangan tahunan digital yang terbuka.

Ketiga tipe Objective di atas akan membantu perusahaan untuk berkembang dan bahkan menemukan peluang baru dapat menjadi sebuah inovasi yang mengantar mereka pada keunggulan kompetitif. Objective ini akan diturunkan menjadi Key Result yang bersifat kuantitatif sehingga progresnya tetap dapat dilacak dan dinilai.

Inovasi tidak dapat dihasilkan jika terlalu banyak aturan atau batasan yang menghalangi. Oleh karena itu, semua karyawan dalam perusahaan harus diberi kesempatan dan kebebasan untuk beradaptasi dan berinovasi mengikuti kebutuhan pelanggan yang ada. Jika tidak, maka ada kemungkinan perusahaan akan bernasib sama seperti Nokia. Seperti kutipan Harvard Business Review yang menyatakan, “Keadaan akan menjadi sulit ketika pasar berubah, namun orang-orang di dalam perusahaan tidak (mau dan mampu) berubah.”

Sumber:
https://www.forbes.com/sites/haydnshaughnessy/2013/03/08/apples-rise-and-nokias-fall-highlight-platform-strategy-essentials/?sh=43bc3a2f6e9a
https://hbr.org/2020/11/how-apple-is-organized-for-innovation
https://www.perdoo.com/resources/new-innovations-okr/
https://www.perdoo.com/resources/build-improve-innovate/
Atiim. (2018). Okr examples the ultimate list of okr examples for b2b companies.

OKR DAN KEPEMIMPINAN DI TENGAH KRISIS

Saat ini dunia sedang mengalami krisis global karena pandemi COVID-19. Krisis ini sama sekali tidak terprediksi serta banyak mengancam keberlanjutan bisnis-bisnis yang ada. Sebanyak 3,28 juta orang Amerika mengajukan tunjangan pengangguran karena PHK yang disebabkan oleh pandemi ini. Keadaan ini juga mempengaruhi perekonomian di Indonesia. Data Kementerian Ketenagakerjaan per 7 April 2020 menyatakan bahwa pengangguran meningkat dari 4,99% pada Februari 2020 (data BPS) menjadi sekitar 6,17% – 6,65% pada Maret 2020. Data Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan (Barenbang Naker) juga menyebutkan bahwa sebanyak 88% responden mengaku kondisi perusahaannya mengalami kerugian yang signifikan di masa pandemi COVID-19.

Kondisi di atas merupakan tantangan yang baru dan besar bagi para aktivis dalam mempertahankan bisnisnya. Ketika menghadapi krisis, pemimpin perlu mengambil keputusan dalam waktu yang singkat agar dapat segera mengurangi atau menghentikan efek krisis. Karena itu, pemimpin perlu memiliki strategi yang tepat dan efektif agar tidak salah mengambil keputusan sebelum krisis menghancurkan aktivitas bisnisnya.

OKR adalah salah satu metode yang relevan untuk mengembangkan strategi dalam situasi yang tidak pasti ini. Hal ini disebabkan karena OKR dibuat untuk periode yang lebih cepat yaitu tiga bulan, sedangkan metode manajemen sasaran yang lain biasanya dibuat untuk periode 6 bulan atau bahkan satu tahun. Sifat OKR pun sangat fleksibel sehingga dapat mengikuti situasi dan kondisi perusahaan. Selain itu OKR juga mendorong pemimpin untuk mengontrol pencapaian melalui rapat mingguan dan pertemuan pertengahan kuartal. Dengan demikian, pemimpin dapat segera melacak masalah yang muncul di lapangan agar dapat segera mencari solusinya.

Secara umum, OKR juga dapat membantu mengembangkan kepemimpinan melalui tiga hal berikut ini:

  • INSPIRE. Salah satu kualitas kepemimpinan adalah menginspirasi orang lain. Objectives dalam OKR dirancang secara strategis dan harus dalam bentuk aspiratif. Ketika digunakan dengan benar, OKR akan menginspirasi karyawan terkait dengan misi perusahaan.
  • CONNECT. Pemimpin yang baik akan berusaha untuk senantiasa terhubung dengan bawahannya. Dengan menggunakan OKR, pemimpin dapat mengawasi dan meninjau seberapa baik kinerja karyawan secara individual, tim, dan departemen dalam mencapai Key Result. Yang lebih penting lagi, OKR dapat menunjukkan masalah yang mungkin tidak nyaman dikomunikasikan oleh karyawan secara aktif.
  • MEASURE. OKR mendorong pemimpin untuk secara aktif mengukur progress dalam proses pencapaian OKR di tengah krisis. Pemimpin yang hebat menyadari bahwa kinerja luar biasa dimulai dari diri mereka sendiri.

Dalam artikel yang ditulis oleh Paul Niven, OKR rupanya tidak hanya membantu perusahaan untuk tetap on-track dengan tujuan mereka, namun juga memberikan emotional support pada karyawannya di tengah krisis COVID-19 ini. Ini dikarenakan pelacakan dalam OKR dilakukan dengan menerapkan komunikasi yang transparan dan menginspirasi. Hal ini membuat karyawan merasa bahwa mereka memiliki dukungan dari pemimpinnya dan tidak berjalan sendiri. Seperti kata John C. Maxwell, “Leaders are the one who knows, goes, and shows the way.”

 

Sumber:
Elliott, S. (2020, April 20). How OKRs can make you a better leader. Retrieved January 21, 2021, from https://thenextweb.com/growth-quarters/2020/04/20/how-okrs-can-make-you-a-better-leader/
Nugroho, I. S. (2020, November 25). Mayoritas Merugi, Hanya 0,1 Persen Perusahaan yang Untung Besar Selama Pandemi. Retrieved January 22, 2021, from https://www.liputan6.com/bisnis/read/4417402/mayoritas-merugi-hanya-01-persen-perusahaan-yang-untung-besar-selama-pandemi
Paul Niven, G. (2020, March 31). How To Use OKRs During Coronavirus Work From Home. Retrieved January 21, 2021, from https://blog.inspiresoftware.com/okrs-and-covid-19
Wedhaswary, I. D. (2020, August 11). Pandemi Covid-19, Apa Saja Dampak pada Sektor Ketenagakerjaan Indonesia? Halaman all. Retrieved January 22, 2021, from https://www.kompas.com/tren/read/2020/08/11/102500165/pandemi-covid-19-apa-saja-dampak-pada-sektor-ketenagakerjaan-indonesia-?page=all

PENDEKATAN PENYELARASAN STRATEGI ORGANISASI

Dalam pengertian sederhananya, penyelarasan strategi organisasi berarti memastikan bahwa pembuatan strategi didasari oleh elemen-elemen perusahaan. Hal ini meliputi menyelaraskan strategi perusahaan dengan setiap sasaran, departemen, budaya, dan anggota perusahaan. Melalui penyelarasan tersebut, perusahaan memastikan bahwa ada konsistensi antara strategi yang ditetapkan dengan visi perusahaan yang harus diraih dalam jangka panjang.

Jadi, ada beberapa pendekatan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan penyelarasan strategi organisasi:

  1. Mengembangkan budaya yang mendukung

    Untuk mengembangkan budaya yang mendukung, sebuah perusahaan harus dengan jelas memahami kompetensi sumber dayanya dengan memastikan bahwa karyawan, peralatan, dan sistem bisnisnya siap untuk menghadapi perubahan. Terutama jika para karyawan tidak siap menghadapi perubahan yang terjadi, maka sebaiknya perusahaan tersebut menyediakan pelatihan bagi mereka.

    Dalam usaha untuk membentuk budaya yang mendukung, para pemimpin juga harus terlibat dalam penyelarasan strategi organisasi dari awal dan mengamankan sumber daya untuk memastikan kesuksesan karyawan dan perusahaan. Para pemimpin dapat membantu mendukung penyelarasan strategi organisasi dengan cara mendefinisikan dengan jelas tujuan perusahaan dan memberikan insentif untuk membantu mereka menerima strategi baru.

  2. Menyelaraskan manajemen

    Agar memastikan kelancaran penyelarasan strategi organisasi, perusahaan harus membentuk manajemen yang fokus kepada kinerja dan budaya yang telah disetujui oleh para pemimpin saat perubahan strategis dimulai. Fokus ini seperti titik arah yang diikuti para manajer untuk memberi motivasi kepada karyawan dan memberi dukungan. Untuk menyelaraskan manajemen, pemimpin perusahaan harus tahu bagaimana mengelola perubahan dengan cara mencari tahu alasan mengapa pihak internal enggan terhadap perubahan dalam penyelarasan strategis organisasi dan membuat hubungan yang jelas antara visi perusahaan dengan teknologi terkini, dan juga organisasi dengan prosesnya.

  3. Melibatkan upaya individu dan tim

    Meningkatkan self-awareness dan memastikan bahwa sebuah tim dan individu memiliki otonomi lebih yang dapat membantu penyelarasan strategi organisasi, dan juga membantu para karyawan untuk lebih terarah dalam mencapai sasaran perusahaan. Untuk mempromosikan upaya tim dan individu, perusahaan harus terbuka dengan menyediakan informasi untuk para stakeholders, termasuk karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan mempromosikan upaya individu dan tim, sebuah perusahaan telah membantu dalam membentuk kepercayaan yang meningkatkan kesetiaan para karyawannya dan organisasinya terhadap sasaran penyelarasan strategi organisasi.


References:
Richards-Gustafson, F. (2016, October 26). Approaches to Organizational Strategic Alignment. Retrieved from https://smallbusiness.chron.com/approaches-organizational-strategic-alignment-14151.html

MENYELARASKAN SASARAN PRIBADI ANDA DENGAN SASARAN ORGANISASI

Sebagai seorang karyawan dalam perusahaan, sering kali Anda mengalami yang namanya ketidakselarasan antara sasaran pribadi dan sasaran organisasi. Tidak ada pencapaian signifikan yang dapat dihasilkan jika ketidakselarasan sasaran ini terus terjadi. Ada beberapa cara yang harus dilakukan untuk menyelaraskan sasaran pribadi Anda dengan sasaran perusahaan:

  1. Harus memahami sasaran perusahaan

    Semua bisnis perlu suatu daftar sasaran perusahaan yang telah diartikulasikan dengan jelas untuk membantu semua anggota organisasi dalam membuat sasaran pribadi mereka. Semua sasaran pribadi yang telah dibuat harus menuju kepada sasaran perusahaan yang telah ditentukan. Sasaran tersebut juga harus dapat dipantau pencapaiannya.

  1. Selaraskan sasaran Anda dengan atasan atau pimpinan departemen

    Terdapat dua skenario di mana Anda akhirnya menyadari bahwa sasaran Anda tidak mendukung sasaran perusahaan Anda:

    Pertama, apa yang Anda lakukan mungkin penting bagi perusahaan tersebut, tetapi untuk alasan apa pun hasil pekerjaan Anda tidak terdaftar sebagai sasaran perusahaan. Dalam kasus ini, Anda perlu berdiskusi dengan atasan untuk memastikan bahwa sasaran pribadi Anda terdaftar dalam sasaran perusahaan. Jika atasan mengabaikan hasil pekerjaan Anda, maka Anda perlu menyuarakan masalah tersebut.

    Kedua, kemungkinan berikutnya adalah sasaran Anda bukanlah prioritas perusahaan. Jika itu terjadi, Anda perlu mengajukan pertanyaan terkait bagaimana waktu Anda digunakan kepada atasan: Apakah proyek pekerjaan yang diberikan cukup penting? Bagaimana proyek tersebut berkaitan dengan sasaran perusahaan? Apakah ada sesuatu yang bisa Anda lakukan agar lebih selaras dengan sasaran perusahaan?

    Jika Anda menemukan bahwa sasaran pribadi Anda bukanlah merupakan prioritas perusahaan, Anda perlu untuk berdiskusi dengan atasan untuk mencari tahu pekerjaan apa yang harus dilakukan agar menuju pada jalur yang tepat.

  1. Bersikap terbuka dengan perubahan ketika sasaran Anda tidak lagi selaras dengan sasaran perusahaan

    Meskipun cukup sulit untuk menghadapi kegagalan pencapaian karena ketidakselarasan sasaran Anda dengan perusahaan, Anda harus tetap bersikap terbuka terhadap perubahan sasaran. Perubahan ini bukan merupakan sebuah kelemahan Anda, melainkan pembelajaran dari kesalahan dan siap melakukan inisiatif baru.

 

Reference:
Zak, H. (2019, June 12). How to Align Your Personal Goals With Organizational Goals and Excel at Work. Retrieved from https://www.inc.com/heidi-zak/how-to-align-your-personal-goals-with-organizational-goals-excel-at-work.html

4 TANDA ORGANISASI ANDA TIDAK SELARAS

Pernahkah Anda mengalami situasi berikut: Pertama, Anda berusaha keras saat bekerja, tetapi tetap tidak memiliki waktu untuk melakukan sesuatu yang penting. Kedua, Anda mengerjakan suatu  pekerjaan dan hasilnya tidak pernah sebaik yang dikira. Ketiga, Anda bekerja keras tetapi perusahaan tidak memberi kesempatan untuk naik jabatan. Jika jawabannya adalah iya, mungkin ada yang salah terkait bagaimana Anda menyelesaikan pekerjaan Anda untuk mencapai tujuan perusahaan. Segala kesalahan ini merupakan hasil organisasi yang tidak selaras.

Sebuah perusahaan dinyatakan tidak selaras bila karyawannya dalam setiap departemen mengejar sasaran yang tidak sesuai atau mendukung sasaran perusahaan. Bisa jadi mereka menjalankan apa yang dipandang baik oleh mereka, tanpa menyadari apakah itu berguna untuk perusahaan atau tidak. Ketika masalah mulai bermunculan, masing-masing orang akan sibuk untuk melindungi diri mereka sendiri dan menggunakan aturan untuk membenarkan diri. Yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana cara kita mengetahui bahwa organisasi kita tidak selaras?

Berikut adalah tanda-tanda yang menunjukkan bahwa organisasi Anda tidak selaras:

  • Terlalu lama mengambil keputusan

    Ketidakselarasan pada umumnya terjadi karena kurangnya pemahaman visi dan keterkaitannya dengan strategi organisasi. Hal ini menyebabkan terjadinya pengambilan keputusan yang memakan waktu lebih. Pengambilan keputusan yang lambat akan menghambat pertumbuhan dan menempatkan perusahaan Anda dalam kerugian persaingan. Hal ini dapat terjadi karena Anda bersaing dengan pesaing yang lebih agresif dalam pengambilan keputusan.

  • Terlalu banyak rapat

    Banyak organisasi yang terhambat karena terlalu banyak mengadakan rapat yang  menghabiskan waktu, sehingga mengurangi produktivitas pekerja. Contohnya, di dalam perusahaan yang memiliki budaya hierarki ketat, setiap manajer departemen berpikir bahwa penting untuk mengirim perwakilannya dalam sebuah rapat. Hasilnya, rapat memiliki terlalu banyak peserta dan membutuhkan waktu lama untuk berdiskusi memilih keputusan yang tepat.

  • Menerima terlalu banyak e-mail

    Hal ini berkaitan dengan e-mail yang penting dan tidak dapat diabaikan oleh para karyawan. Sering kali e–mail yang diterima terlalu padat karena belum ada kejelasan tugas untuk setiap karyawan sehingga semua informasi dikirimkan dalam e-mail yang membingungkan. E-mail yang berlebihan menandakan ketidakselarasan organisasi.

  • Komunikasi yang selektif dan hanya meliputi kepentingan pribadi saja

    Jika orang-orang dalam perusahaan sangat berhati-hati dalam membagikan informasi dan tidak bersifat terbuka, maka perusahaan tersebut memiliki masalah ketidakselarasan. Contohnya, ketika manajer perusahaan mendengarkan suatu laporan dari peserta rapat, tetapi laporannya bersifat selektif dan menutup informasi penting dari sang manajer.

 

Reference:
Khadem, R. K. L., & Khadem, R. (2017, June 19). Signs That Your Organization Is Misaligned. Retrieved from https://blog.hrps.org/blogpost/9-Signs-Your-Organization-Is-Misaligned

3 ALASAN UTAMA MENGAPA ORGANISASI TIDAK SELARAS

Para pemimpin perusahaan memahami bahwa perusahaan haruslah selaras. Keselarasan berarti strategi, budaya, kemampuan organisasi, sumber daya, dan sistem manajemen haruslah di atur untuk mendukung tujuan perusahaan. Kesalahan umum yang dilakukan para pemimpin terkait pengaturan tersebut adalah mereka sering kali fokus mengatur salah satu elemen saja, padahal yang terpenting adalah bagaimana kinerja elemen-elemen tersebut bisa selaras satu sama lain.

Perusahaan akan mengalami akibatnya bila strategi, kemampuan organisasi, sumber daya, dan sistem manajemen tidak selaras di dalam organisasinya. Dampak negatif organisasi yang tidak selaras semakin terlihat dalam beberapa tahun terakhir, contohnya sektor perbankan, asuransi, pabrikan mobil dan peralatan energi yang kehilangan jutaan dolar untuk membayar denda dan mengalami penurunan drastis pada share price mereka dikarenakan ketidakselarasan organisasi.

Namun, ketika para pemimpin dihadapkan dengan tantangan menyelaraskan perusahaan, mereka sering kali tidak memahami penyebab ketidakselarasan perusahaan yang sebenarnya sehingga tidak mampu menemukan solusi yang tepat. Apa sebenarnya alasan utama mengapa perusahaan tidak selaras?

  1. Pemimpin perusahaan tidak menyadari risiko ketidakselarasan

    Hal ini terjadi karena banyak para pemimpin yang tidak menganggap perusahaan mereka sebagai suatu rantai nilai yang terhubung. Mereka selalu menganggap bahwa setiap karyawan dalam departemennya memiliki tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan apa yang diartikulasikan dalam struktur organisasi perusahaan.

  1. Tidak ada yang mempertanggungjawabkan ketidakselarasan perusahaan

    Pada umumnya, tidak ada seorang pun yang bertanggung jawab mengenai masalah ketidakselarasan perusahaan. Hal ini terjadi karena banyak individu maupun kelompok yang bertanggung jawab atas berbagai komponen rantai nilai perusahaan, dan biasanya mereka tidak bergabung sebagaimana mestinya. Namun, siapakah yang perlu bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan sudah selaras dengan semestinya? Jawabannya tidak bisa berupa hanya “CEO-nya”. Perusahaan pada umumnya terlalu rumit untuk dipertanggungjawabkan hanya pada seseorang dan hal ini haruslah dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota perusahaan.

  1. Aktivitas pemimpin tidak berkontribusi pada kemajuan perusahaan

    Memastikan bahwa seluruh departemen seselaras mungkin adalah kegiatan yang umum dilakukan para pemimpin perusahaan. Akan tetapi, jika pemimpin sendiri tidak memiliki kompetensi yang memadai, banyak perusahaan akan kehilangan arah dalam penyelarasan karena setiap aktivitas yang dilakukan para pemimpin tidak berkontribusi semestinya.

 

References:
Trevor, J., & Varcoe, B. (2017, September 21). How Aligned Is Your Organization? Retrieved from https://hbr.org/2017/02/how-aligned-is-your-organization
Business impact of a weak or misaligned organizational culture. (2018, December 30). Retrieved from https://www.torbenrick.eu/blog/culture/business-impact-of-a-weak-or-misaligned-organizational-culture/

5 KEUNTUNGAN ORGANISASI YANG SELARAS

Strategic Alignment, seperti yang sudah kita pahami dari artikel-artikel sebelumnya, merupakan proses yang membawa tindakan dan keputusan setiap divisi bisnis organisasi dan masing-masing karyawan agar sejalan dengan tujuan yang direncanakan organisasi. Penyelarasan strategi yang komprehensif memastikan bahwa setiap divisi dan karyawan pada divisi tersebut bersama-sama bekerja menuju tujuan yang sama. Hal ini pada akhirnya membawa berbagai keuntungan bagi organisasi.

Apa saja keuntungan organisasi yang selaras?

  1. Pengambilan keputusan yang lebih cepat: organisasi yang selaras memberikan pemahaman yang lebih jelas terkait siapa pemegang keputusan untuk setiap aktivitas pekerjaan sehingga pengambilan keputusan dilakukan lebih cepat. Hasilnya adalah eksekusi tindakan yang lebih cepat pula karena tidak perlu membuang waktu untuk berdiskusi mengenai siapa yang bertanggung jawab dalam proses eksekusi tersebut.
  2. Meningkatnya motivasi karyawan: karyawan pada umumnya berharap bahwa kontribusi pekerjaan atau inisiatif yang mereka berikan bermakna bagi organisasi. Organisasi yang selaras dapat dengan baik menghubungkan insiatif tersebut dengan strategi organisasi sehingga memberikan pekerjaan yang lebih bermakna bagi karyawan atas dasar pemikiran mereka sendiri. Dengan begitu, karyawan akan lebih termotivasi dalam melakukan pekerjaannya.
  3. Pengalokasian sumber daya yang lebih efektif dan efisien: organisasi yang selaras dapat membedakan antara aktivitas yang mendorong pertumbuhan bisnis dan aktivitas yang bersifat sebagai pendukung. Penggambaran yang jelas ini memastikan bahwa perusahaan mampu mengalokasikan sumber daya mereka yang terbatas pada aktivitas yang tepat untuk mendorong pertumbuhan bisnis.
  4. Meningkatnya kredibilitas para pemimpin: organisasi yang selaras meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyampaian pesan antara pemimpin dan bawahan. Penyampaian pesan yang lebih efektif dan efisien artinya karyawan lebih mudah memahami ekspektasi para pemimpin. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan kredibilitas para pemimpin.
  5. Mampu mengasah bakat dan keterampilan karyawan: organisasi yang selaras akan memudahkan perusahaan dalam menentukan bakat yang dibutuhkan, siapa yang memiliki bakat tersebut dan bagaimana menempatkan orang yang tepat dalam posisi yang tepat. Ketika penempatan karyawan yang tepat sudah dilakukan, perusahaan dapat memanfaatkan bakat mereka dengan efektif sehingga produktivitas mereka meningkat. 

 

References:
Deshler, R. (2019). 10 Benefits of an aligned organization. Retrieved 02 September 2020 from https://alignorg.com/10-benefits-of-an-aligned-organization/
Rae, D. (n.d.). What is strategic alignment and how your business benefit from it?. Retrieved 02 September 2020 from https://www.billgosling.com/blog/what-is-strategic-alignment-how-can-your-business-benefit-from-it

4 MANFAAT PENDEKATAN TOP-DOWN YANG PERLU DIKETAHUI

Sebuah organisasi pada dasarnya berjalan dengan para pimpinan yang membuat keputusan utama dalam meraih tujuan organisasi dan mengarahkan bawahan untuk melaksanakan tugasnya terkait keputusan tersebut. Pendekatan ini pada umumnya disebut sebagai top-down dan Anda mungkin lebih familiar dengan top-down dibandingkan dengan bottom-up karena merupakan pendekatan tradisional yang sudah lama diterapkan.

Keakraban dengan pendekatan ini tentu saja menjadi pilihan pertama untuk diterapkan. Sebelum Anda memutuskan untuk menerapkan pendekatan top-down untuk organisasi Anda, berikut adalah beberapa manfaatnya:

  1. Risiko yang kecil: Para pimpinan perusahaan biasanya berwawasan lebih luas daripada bawahannya sehingga ada penurunan risiko jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Karyawan kadang tidak memiliki informasi yang sama dibandingkan pimpinan sehingga keputusan pimpinan akan lebih baik secara strategis.
  2. Proses pengambilan keputusan yang lebih cepat: pendekatan top-down cenderung tidak banyak membuka ruang diskusi dari atasan dan bawahan terkait keputusan organisasi secara umum. Hal ini mengarahkan kepada pengambilan keputusan yang lebih cepat karena tidak membutuhkan waktu lama untuk berdiskusi. Di sisi lain, jika perusahaan Anda mengalami masalah, pendekatan top-down lebih bermanfaat karena mengarahkan kepada penyelesaian masalah yang lebih cepat pula. Mereka yang berwawasan lebih luas akan mampu menemukan solusi lebih cepat dan tepat daripada bawahannya.
  3. Organisasi pekerjaan yang lebih baik: Tujuan sebuah bisnis dari awal ditentukan oleh pimpinan dan jika pekerjaan ditentukan dan diserahkan pimpinan ke bawahan, organisasi pekerjaan akan menjadi lebih baik karena pekerjaannya cenderung selaras dengan tujuan. Aspirasi karyawan yang tidak sesuai dengan cita-cita pendiri bisa menyelewengkan organisasi dari visi dan misi yang dicanangkan.
  4. Biaya yang minimum: Karyawan hanya memiliki peran untuk menyelesaikan tanggung jawab mereka sehingga tidak diperlukan biaya tambahan untuk mempekerjakan karyawan baru atau peran tambahan untuk menetapkan tujuan perusahaan.

Di balik manfaat pendekatan top-down, Anda sebaiknya juga memahami kekurangannya sebelum memutuskan untuk menerapkan pendekatan tersebut. Kekurangan utamanya adalah pendekatan ini mungkin menurunkan motivasi bekerja karyawan karena mereka tidak diberi kebebasan menentukan kontribusi mereka terhadap perusahaan. Atau bisa saja perusahaan kehilangan informasi penting dalam organisasi atau talenta terbaiknya karena mereka tidak diijinkan berpartisipasi dalam menjalankan roda organisasi dari sisi operasional dan strategis.

 

References:
Eby, K. (2018). Which Management Style is Right for You: Top Down or Bottom-Up Approach. Retrieved 01 September 2020 from https://www.smartsheet.com/top-down-bottom-up-approach
Top-Down or Bottom-Up Management: Which is Best for Your Business?. (2017). Retrieved 01 September 2020 from https://www.geteverwise.com/leadership/top-bottom-management-best-business/#:~:text=Top%2Ddown%20management%20is%20historically,employee%20feedback%20and%20funneled%20upwards